Tot voor de inwerkingtreding van de Wet Werkbaar en Wendbaar Werk (WWW) op 1 februari 2017 bestond er alleen een wettelijk kader voor werknemers die op structurele wijze een bepaald deel van hun arbeidstijd van thuis uit werkten met behulp van een internetverbinding (telewerk – cao nr. 85).
Het gebeurde echter regelmatig dat een werkgever toestond dat werknemers occasioneel van thuis uit werkten buiten het kader van het structureel telewerk, bijvoorbeeld in geval van een treinstaking of wanneer de werknemer thuis moest zijn om een technieker binnen te laten of een doktersafspraak had. Bij gebrek aan wettelijk kader hield dergelijk occasioneel telewerk – hoewel goed bedoeld – toch een aantal risico’s in. Zo was er niets geregeld in verband met de kosten van de werknemer of wanneer er een arbeidsongeval zou gebeuren. De WWW biedt nu wel dat wettelijk kader om het occasioneel telewerk te regelen.
Occasioneel telewerk
Occasioneel telewerk is het verrichten van werkzaamheden in het kader van een arbeidsovereenkomst waarbij, met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, incidenteel en niet op regelmatige basis buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd.
Dit occasioneel telewerk kan worden verricht in de woning van de werknemer, maar ook op elke andere door hem gekozen plaats.
Overmacht of persoonlijke reden
Voor zover de werkgever occasioneel telewerk toestaat, kan een werknemer hiervan gebruik maken in situaties van overmacht of omwille van persoonlijke redenen. Er kan sprake zijn van overmacht wanneer de werknemer omwille van onvoorziene omstandigheden en onafhankelijk van zijn wil, zijn werkzaamheden niet op de normale arbeidsplaats kan uitvoeren (bv. onverwachte treinstaking of autopech). Anderzijds is occasioneel telewerk ook mogelijk omwille van persoonlijke redenen waardoor de werknemer zijn werkzaamheden niet op de bedrijfslocatie van de werkgever kan uitvoeren (bv. tandartsbezoek, bezoek van een technicus).
Procedure en formaliteiten
De werknemer moet het occasioneel telewerk voorafgaandelijk en binnen een redelijke termijn aanvragen bij zijn werkgever, met opgave van de redenen. Bij overmacht zal deze termijn logischerwijze zeer kort zijn en zal de werknemer zijn werkgever bijvoorbeeld via telefoon verwittigen.
Er bestaat geen absoluut recht op occasioneel telewerk. De werkgever die niet kan ingaan op de aanvraag, brengt de redenen van deze weigering zo snel mogelijk schriftelijk ter kennis van de werknemer (bv. noodzakelijke aanwezigheid op een vergadering).
Afspraken
De werkgever en de werknemer moeten in onderling akkoord afspraken maken over het occasioneel telewerk, inzonderheid over de volgende elementen:
- de eventuele terbeschikkingstelling door de werkgever van de voor occasioneel telewerk benodigde apparatuur en technische ondersteuning (bv. laptop);
- de eventuele bereikbaarheid van de werknemer tijdens het occasioneel telewerk;
- de eventuele vergoeding door de werkgever van de kosten verbonden aan het occasioneel telewerk (forfaitaire vergoeding in geval van gebruik van een eigen computer).
Deze afspraken moeten in onderling akkoord bepaald worden. Dat kan bijvoorbeeld in een individuele overeenkomst met de werknemer of in een policy die door de werknemer voor akkoord wordt ondertekend.
Organisatie
Het wordt niet verplicht gesteld door de WWW, maar een werkgever kan via cao of het arbeidsreglement een kader vastleggen waarbinnen het occasioneel telewerk kan worden aangevraagd. In dit geval bepaalt de cao of het arbeidsreglement ten minste volgende elementen:
- de functies en/of activiteiten binnen de onderneming die verenigbaar zijn met occasioneel telewerk;
- de procedure om het occasioneel telewerk aan te vragen en toe te staan;
- de eventuele terbeschikkingstelling door de werkgever van de voor occasioneel telewerk benodigde apparatuur en technische ondersteuning;
- de eventuele bereikbaarheid van de werknemer tijdens het occasioneel telewerk;
- de eventuele vergoeding door de werkgever van de kosten verbonden aan het occasioneel telewerk.
Arbeidsvoorwaarden
De occasionele telewerker geniet dezelfde rechten en is onderworpen aan een gelijkwaardige werkbelasting en aan gelijkwaardige prestatienormen als vergelijkbare werknemers die op de bedrijfslocatie van de werkgever werken.
De occasionele telewerker organiseert zijn werk binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. Hij zal dus hetzelfde aantal werkuren bepaald in zijn werkrooster moeten presteren, echter zonder hierbij zijn werkrooster strikt te moeten naleven. Verliest de werknemer bijvoorbeeld een uur arbeidstijd vanwege het tandartsbezoek, dan zal hij dat uur later op de dag moeten inhalen.
Wat kunnen wij voor u doen?
Wij kunnen u bijstaan in het implementeren van deze nieuwe regels binnen uw onderneming. Dit op verschillende vlakken, zoals het opstellen van een policy of overeenkomst voor occasioneel telewerk, dan wel de invoering van occasioneel telewerk in uw arbeidsreglement.
Voor meer info over dit specifieke onderwerp of voor verdere bijstand, kan u Sébastien van Damme (auteur) en Sara Cockx (auteur en celhoofd) raadplegen.