Een goede voorbereiding bij bemiddeling is cruciaal. In deze nieuwsbrief gaan we nader in op het eerste deel van deze voorbereidende fase.
Vormen bemiddeling – Er zijn twee vormen van bemiddeling, de buitengerechtelijke bemiddeling en de gerechtelijke bemiddeling.
Zoals het woord buitengerechtelijk aanduidt, vindt deze vorm van bemiddeling plaats onafhankelijk van een gerechtelijke procedure. Kenmerkend is dat partijen in onderling overleg kiezen om beroep te doen op een bemiddelaar om hen te helpen bij het oplossen van hun geschil.
Bij een gerechtelijke bemiddeling is een geschil dat aan de rechtbank is voorgelegd. Alsdan kan de rechter tijdens deze procedure op gezamenlijk verzoek van de partijen of op eigen initiatief maar met instemming van de partijen een bemiddeling bevelen. Dit kan zolang de zaak niet in beraad is genomen. Bovendien kan de rechter, indien hij/zij van mening is dat verzoening tussen de partijen mogelijk is en na partijen te hebben gehoord, de bemiddeling ambtshalve of op verzoek van één van de partijen bevelen. Slechts indien alle partijen zich hiertegen verzetten, zal de bemiddeling niet kunnen worden ‘opgelegd’. Wij merken hierbij op dat het niet altijd eenvoudig/strategisch is om een bemiddeling te weigeren die de rechter – die zal oordelen over de zaak – voorstelt. Evenwel kunnen partijen na opstart van de bemiddeling op elk ogenblik het (door de rechter opgelegd) bemiddelingsproces beëindigen aangezien een bemiddeling steeds vrijwillig gebeurt.
In beide gevallen kan de homologatie van het akkoord gevraagd worden, zodat het de waarde van een vonnis heeft. Dat is steeds zo bij een gerechtelijke bemiddeling. Bij een buitengerechtelijke bemiddeling kunnen partijen dat ook, mits de bemiddelaar erkend is door de Federale Bemiddelingscommissie.
De persoon van de bemiddelaar – Bij een gerechtelijke bemiddeling stelt de rechtbank een bemiddelaar (al dan niet op suggestie van de partijen) aan, die erkend is door de Federale Bemiddelingscommissie. Bij een buitengerechtelijke bemiddeling zijn partijen vrij om de bemiddelaar te kiezen, deze hoeft geen erkend bemiddelaar te zijn. Partijen dienen hierover een akkoord te vinden.
Regiegesprek – Vaak zal de bemiddelaar een “regiegesprek” met de raadslieden (indien beroep wordt gedaan op raadslieden) van partijen organiseren. Tijdens zo’n gesprek worden doorgaans praktische afspraken gemaakt, wordt de werkwijze van de bemiddelaar toegelicht en leert de bemiddelaar de partijen en het geschil kennen (waar gaat het geschil over, wat zijn de standpunten van partijen, wat zijn de gevoeligheden van partijen etc.).
Het gebeurt dat de bemiddelaar van partijen een korte samenvatting met hun standpunt over het geschil vraagt, al is dit afhankelijk van de bemiddelaar. Doorgaans is het niet gebruikelijk dat partijen stukkenbundels of (uitgebreide) conclusies meedelen aan de bemiddelaar.
Praktische afspraken – Het is belangrijk om bij de start van de bemiddeling een aantal praktische afspraken te maken. Deze zullen onder meer betrekking hebben op het volgende:
de aanwezigen op de bemiddelingssessie: wie zal er namens de partijen aanwezig zijn, bv. iemand die het dossier goed kent, (best) iemand met beslissingsbevoegdheid, hoeveel personen zullen er aan elke kant aanwezig zijn,…?
de plaats van de bemiddelingssessie(s): waar zullen de bemiddelingsgesprekken plaatsvinden, zullen de sessies fysiek plaatsvinden of digitaal?
het aantal sessies en de duur ervan: het kan een idee zijn om vooraf al meerdere sessies in te plannen, daarbij is het ook van belang af te spreken hoe lang een sessie zal duren. Een (plenaire) bemiddelingssessie van één uur heeft vaak weinig zin. Partijen houden toch best enkele uren vrij.
de mogelijkheid bespreken van het plaatsvinden van een caucus waarbij de bemiddelaar met elke partij afzonderlijk, of enkel met de raadslieden overlegt. Of een caucus georganiseerd kan worden, is afhankelijk van de werkwijze van de bemiddelaar. Partijen kunnen hier ook steeds om verzoeken.
Bemiddelingsprotocol – Het bemiddelingsprocotol wordt door de betrokken partijen en de bemiddelaar ondertekend en vormt de formele start van het bemiddelingstraject. In het protocol worden de betrokken partijen geïdentificeerd en wordt het geschil kort uiteengezet. Verder in het protocol worden de belangrijke principes van een bemiddeling uiteengezet: vrijwilligheid, vertrouwelijk karakter, onpartijdigheid en neutraliteit van de bemiddelaar. Er worden eveneens afspraken gemaakt voor het geval partijen niet verder wensen te gaan met de bemiddeling en over de betaling van de erelonen van de bemiddelaar.
***
In onze volgende nieuwsbrief zullen we de rol van alle betrokken partijen tijdens een bemiddelingsproces verder uiteenzetten.
Indien u vragen heeft over dit onderwerp, kan u steeds terecht bij onze vakgroep Bemiddeling of bij één van onze advocaten.