Une bonne préparation à la médiation est cruciale. Dans cette lettre d'information, nous abordons la première partie de cette phase préparatoire.
Formes de médiation - Il existe deux formes de médiation, la médiation extrajudiciaire et la médiation judiciaire.
Comme l'indique le terme « extrajudiciaire », cette forme de médiation se déroule indépendamment des procédures judiciaires. En général, les parties choisissent d'un commun accord de faire appel à un médiateur pour les aider à résoudre leur différend.
La médiation judiciaire concerne un litige qui a été soumis au tribunal. Dans ce cas, le tribunal peut ordonner une médiation pendant la procédure, à la demande conjointe des parties ou de sa propre initiative, mais avec l'accord des parties. Cela peut se faire alors que l'affaire n'est pas en cours d'examen. En outre, si la juridiction estime qu'une réconciliation entre les parties est possible et après avoir entendu les parties, elle peut ordonner une médiation d'office ou à la demande de l'une des parties. Ce n'est que si toutes les parties s'y opposent que la médiation ne pourra pas être « imposée ». Notons ici qu'il n'est pas toujours facile/stratégique de refuser une médiation proposée par le juge - qui statuera sur l'affaire. Néanmoins, une fois que la médiation a commencé, les parties peuvent mettre fin au processus de médiation (imposé par le juge) à tout moment puisqu'une médiation est toujours volontaire.
Dans les deux cas, l'homologation de l'accord peut être demandée, ce qui lui donne la valeur d'un jugement. C'est toujours le cas dans la médiation judiciaire. Dans la médiation extrajudiciaire, les parties peuvent également le faire, à condition que le médiateur soit reconnu par la Commission fédérale de médiation.
La personne du médiateur - Dans une médiation judiciaire, le tribunal désigne un médiateur (sur proposition ou non des parties) qui est reconnu par la Commission fédérale de médiation. Dans une médiation non judiciaire, les parties sont libres de choisir le médiateur, qui ne doit pas nécessairement être un médiateur reconnu. Les parties doivent se mettre d'accord sur ce point.
Réunion d'orientation - Souvent, le médiateur organise une « réunion d'orientation » avec l'avocat des parties (s'il y a lieu). Au cours de cet entretien, les modalités pratiques sont généralement fixées, la méthode de travail du médiateur est expliquée et le médiateur apprend à connaître les parties et le litige (sur quoi porte le litige, quelles sont les positions des parties, quelles sont les sensibilités des parties, etc.)
Il arrive que le médiateur demande aux parties un bref résumé de leur position sur le litige, bien que cela dépende du médiateur. En général, il n'est pas courant que les parties communiquent au médiateur des liasses de documents ou des conclusions (détaillées).
Accords pratiques - Il est important de conclure certains accords pratiques au début de la médiation. Il s'agit notamment des points suivants
les personnes présentes à la séance de médiation : qui sera présent au nom des parties, par exemple quelqu'un qui connaît bien l'affaire, (mieux) quelqu'un qui a un pouvoir de décision, combien de personnes seront présentes de chaque côté,... ?
le lieu de la (des) séance(s) de médiation : où se dérouleront les séances de médiation, physiquement ou numériquement ?
le nombre de séances et leur durée : il peut être judicieux de prévoir plusieurs séances à l'avance, mais il est également important de se mettre d'accord sur la durée d'une séance. Une séance de médiation d'une heure (plénière) n'a souvent que peu de sens. Il est préférable que les parties se réservent plusieurs heures.
discuter de la possibilité d'organiser un caucus au cours duquel le médiateur consulte chaque partie individuellement ou uniquement son avocat. L'organisation d'un caucus dépend du mode de fonctionnement du médiateur. Les parties peuvent également en faire la demande à tout moment.
Protocole de médiation - Le protocole de médiation est signé par les parties concernées et le médiateur et constitue le début officiel du processus de médiation. Le protocole identifie les parties impliquées et décrit brièvement le litige. Plus loin dans le protocole, les principes importants de la médiation sont énoncés : volontariat, confidentialité, impartialité et neutralité du médiateur. Des accords sont également conclus au cas où les parties ne souhaitent pas poursuivre la médiation et sur le paiement des honoraires du médiateur.
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Dans notre prochain bulletin d'information, nous décrirons plus en détail le rôle de toutes les parties impliquées dans une procédure de médiation.
Si vous avez des questions à ce sujet, vous pouvez toujours contacter notre service de médiation ou l'un de nos avocats.