Op 1 oktober 2024 trad een nieuwe omzendbrief in werking m.b.t. deontologie, belangenconflicten en draaideurconstructies (‘revolving doors’) bij overheidsopdrachten. De omzendbrief werd op 11 juni 2024 aangenomen door de FOD Kanselarij van de Eerste Minister en vervangt de omzendbrieven van 21 juni 2010 inzake “Overheidsopdrachten – Deontologie – Belangenvermenging – Verklaringen op erewoord” en van 5 mei 2014 inzake “Overheidsopdrachten – Belangenvermenging – Draaideurconstructie (`revolving doors')”.
Specifiek voor wat betreft de zgn. draaideurconstructies – hetgeen doelt op een overstap van een personeelslid van de publieke naar de private sector – nam de FOD Beleid en Ondersteuning bovendien twee dagen na voormelde omzendbrief nog een afzonderlijke omzendbrief aan (‘nr. 735’).
We zetten de voornaamste aandachtspunten en verplichtingen uit beide omzendbrieven graag voor u op een rijtje. Hoewel deze omzendbrieven enkel van toepassing zijn op de federale overheidsdiensten, de federale politie en diens personeelsleden, kan de inhoud ervan ook richtinggevend zijn voor overheidsopdrachten van andere aanbesteders.
1. Belangenconflicten
De omzendbrief inzake belangenconflicten van 11 juni 2024 beoogt te vermijden dat personen die betrokken zijn bij de gunning en uitvoering van een overheidsopdracht zich zouden laten leiden door andere motieven dan de belangen van de aanbesteder. Ook de schijn van dergelijk belangenconflict dient vermeden te worden. Hiertoe stelt de omzendbrief enkele maatregelen scherp:
Personeelsleden die zich in een belangenconflict bevinden moeten hun hiërarchische meerdere hiervan meteen op de hoogte te brengen. In sommige gevallen dienen zij zichzelf ook te wraken. Ook wanneer er louter een risico bestaat op een belangenconflict, moet de leidinggevende onmiddellijk op de hoogte worden gebracht. Hiervan moet schriftelijke akte genomen worden.
Personen die belast zijn met taken die verband houden met overheidsopdrachten, moeten voortaan om de twee jaar een globale, schriftelijke verklaring afleggen waarin ze bevestigen kennis genomen te hebben van de regeling inzake belangenconflicten (artikel 6 Overheidsopdrachtenwet). Volgens de omzendbrief moet dit leiden tot een grotere bedachtzaamheid en sensibilisering. De eerste globale schriftelijke verklaring moest uiterlijk op 1 oktober 2024 worden afgelegd.
Voormelde verplichting geldt niet voor de personen die louter uitvoerende taken verrichten die geen beoordelingsbevoegdheid, noch kennisname van vertrouwelijke gegevens impliceren. In die gevallen is er weinig gevaar op belangenconflicten.
Los van de globale verklaring, moet een personeelslid die zich in een toestand bevindt waarbij derden redelijkerwijze van oordeel kunnen zijn dat hij zich in een toestand van belangenconflict kan bevinden – zonder dat dit effectief zo hoeft te zijn – een verklaring afleggen. Deze verklaring omvat de nodige toelichting en vermeldt dat er effectief geen belangenconflict is.
Bovenstaande maatregelen hebben vooral een preventieve insteek. Er kunnen echter ook maatregelen genomen worden wanneer het al dan niet schijnbare belangenconflict zich ook effectief voordoet. Zo kan men het personeelslid verzoeken zichzelf te wraken, verzoeken zijn privébelang terug te dringen of er afstand van te doen, de toegang van het personeelslid tot bepaalde informatie beperken, de opdrachten en bevoegdheden van het personeelslid herdefiniëren of het personeelslid verzoeken de functies die hij als privépersoon uitoefent, neer te leggen.
2. Draaideurconstructies (belangenconflicten na uitdiensttreding)
In de omzendbrieven krijgen zgn. draaideurconstructies bijzondere aandacht. Het zijn belangenconflicten die zich kunnen voordoen wanneer een publiek personeelslid na uitdiensttreding overstapt naar de private sector. Overeenkomstig artikel 51 KB Plaatsing is de volgende situatie bedoeld:
Een persoon die werkzaam was voor een aanbesteder, kom later tussen in het kader van een overheidsopdracht geplaatst door diezelfde aanbesteder; én
Er bestaat een verband tussen de activiteiten die de persoon uitvoerde voor de aanbesteder en de activiteiten in het kader van de opdracht.
De persoon in kwestie mag gedurende twee jaar vanaf zijn uitdiensttreding, niet tussenkomen in de overheidsopdracht.
Om te vermijden dat een oud-personeelslid toch zou worden ingeschakeld langs de zijde van een inschrijver, voert men thans de verplichting in voor aanbesteders om voortaan een standaardclausule in hun opdrachtdocumenten te voorzien. Deze clausule bepaalt onder meer dat een inschrijver zich ervan onthoudt om (on)rechtstreeks een beroep te doen op één of meerdere vroegere medewerkers van de aanbesteder, binnen de twee jaar volgend op de uitdiensttreding. Dit voor zover er een verband bestaat tussen de vroegere activiteiten en de verrichtingen in het kader van de onderhavige opdracht. Daarnaast moeten inschrijvers ook inzage kunnen krijgen in de deontologische code van de aanbesteder.
Om belangenconflicten na uitdiensttreding te voorkomen, somt omzendbrief nr. 735 aanvullend nog een hele reeks maatregelen en aandachtspunten op. Het gaat daarbij onder meer over een tijdelijk verbod op overstap voor specifieke functies, een afkoelingsperiode voor samenwerking met oud-collega’s na uitdiensttreding, het maken van concrete afspraken over de samenwerking wanneer een vertrekkend personeelslid aankondigt uit dienst te zullen treden en het toepassen van een geheimhoudingsplicht teneinde de risico’s op belangenconflicten te trachten vermijden.
3. Maatregelen langs de zijde van de inschrijver
Als een inschrijver toch met een belangenconflict geconfronteerd wordt, vervangt hij idealiter de persoon in kwestie. De omzendbrief van 11 juni 2024 geeft in dat verband aan dat de wijzigingen van de samenstelling van het personeelsteam met het oog op het oplossen van een belangenconflict géén wijziging van essentieel element van de offerte uitmaakt en dus principieel toegestaan is. Wel moeten steeds de beginselen van gelijke behandeling en transparantie in acht worden genomen. Een concrete toetsing lijkt dus hoe dan ook noodzakelijk.
Als het belangenconflict niet eenvoudig verholpen kan worden of als de inschrijver het personeelslid in kwestie weigert te vervangen, bestaat het risico dat de aanbesteder de inschrijver uitsluit.
Ook wanneer de inschrijver de aanbesteder wetens en willens niet op de hoogte brengt van het belangenconflict en de opdracht aan hem gegund wordt, kan de aanbesteder alsnog sancties opleggen in het kader van de uitvoering van de opdracht. Dit kan gaan van ambtshalve maatregelen tot de tijdelijke uitsluiting voor toekomstige opdrachten.
Voor meer informatie hierover kan u bij Sophie Bleux, Cédric Vandekeybus, Ellen Gerits en Lauren Weemans terecht.