Waar het arbitragelandschap door de jaren heen is gediversifieerd en geprofessionaliseerd, is de vaststelling tegelijkertijd dat de duur en de kosten van de procedures steeds groeien. Is arbitrage nog een efficiënte manier van geschillenbeslechting – en is het (nog) de beste keuze om een internationaal geschil te beslechten? De perceptie van arbitrage als een snel en goedkoop alternatief voor de statelijke rechtbanken, lijkt alleszins af te nemen in sommige gevallen. Deze kritische vragen en vaststellingen leven bij sommige actoren in arbitrage zelf: partijen, arbiters en raadslieden. De GAR[1] en LCIA[2] organiseerden op 24 januari 2024 een roundtable om de bezorgdheden te bespreken en - vooral - om te pogen antwoorden te bieden. Daaruit komen twaalf aanbevelingen voort, nu beschikbaar in een verslag met de veelzeggende titel “Time for a reset? Has international arbitration lost its way?” Hieronder lichten we de opvallendste vaststellingen en aanbevelingen toe.
Het probleem. De vastgestelde problemen omvatten lange, repetitieve en ongerichte pleidooien; procedurele kalenders uitgesponnen over méér dan een jaar; vertragingstactieken van onwillige partijen; onbetrouwbare, duidelijk door de raadslieden opgestelde getuigenverklaringen; uitgebreide en chaotische (verzoeken tot) overlegging van stukken (document production); arbitrale uitspraken (awards) die langer dan een jaar op zich laten wachten en een veelheid van discussiepunten beslechten die in een eerder stadium had kunnen worden verfijnd, en kosten die in de miljoenen lopen.
Deze problemen zijn niet nieuw – er wordt al minstens tien jaar over gesproken. Nieuwer zijn de rechtbanken met open jurisdictie zoals het London Commercial Court en het Singaporese International Commercial Court, die aantrekkelijker zouden kunnen worden dan arbitrage voor de beslechting van internationale commerciële geschillen. Arbitrage heeft wel degelijk een edge op deze geschillenbeslechting die bestaat in de flexibiliteit en de mogelijkheid om de procedureregels op maat van de noden van een specifieke zaak te schrijven. Die flexibiliteit moet dan wel zo worden ingezet dat dit ook reële winsten oplevert.
De deelnemers aan de roundtable waren het er over eens dat de oplossing eerder zal moeten worden aangestuurd vanuit de arbitrale colleges, die de procedure (meer) proactief moeten beheren én (vaker) consequenties moeten verbinden aan inefficiënt gedrag van partijen (en hun raadslieden). De partijen (of soms ook: hun raadslieden) zijn immers niet steeds bereid om efficiënt samen te werken om het geschil op te lossen – het is soms net in hun belang om dat níét te doen.
Daartoe moeten de arbiters afstappen van hun “automatische piloot” en hun (standaard-) modellen om de procedure vorm te geven. Obstakels zijn evenwel onder meer dat de arbiters bij het begin van de procedure (te) weinig informatie hebben over de zaak om procedureregels op maat voor te stellen; en ook wat de “due process paranoia” wordt genoemd – angst dat de uitspraak wordt vernietigd door een statelijke rechtbank omdat het recht op een eerlijk proces of de rechten van verdediging zouden zijn geschonden, waardoor er (te) mild of niet wordt opgetreden tegen vertragingstactieken.
De aanbevelingen zijn praktische uitwerkingen van het principe van het “proactive case management with consequences”, rekening houdend met deze obstakels.
De aanbevelingen. De opvallendste aanbevelingen van de roundtable zijn:
partijen (via vertegenwoordigers met beslissingsmacht) zo veel mogelijk zélf laten deelnemen aan de initial case management conference om een zo groot mogelijke betrokkenheid te creëren bij de procedure. De initial case management conference is één van de eerste vergaderingen waarop wordt afgesproken hoe de procedure zal worden gevoerd.
efficiëntie afdwingen door verzoeken of vorderingen die - achteraf gezien - ongegrond zijn en worden afgewezen, sneller af te straffen met tussentijdse beslissingen over de kosten (interim costs awards).
limieten zetten op (i) het aantal pagina’s dat de submissions van partijen, de getuigenverklaringen en de deskundigenverslagen mogen tellen; of nog op (ii) het aantal verzoeken tot overlegging van stukken die mogen worden ingesteld.
indien geschikt en noodzakelijk, (meer) case review conferences houden tijdens de behandeling van de zaak, waarbij het arbitraal college verdere beslissingen kan nemen over hoe de procedure (efficiënt) gevoerd moet worden wanneer er wél meer informatie beschikbaar is voor hen over de zaak.
de zitting inplannen binnen het jaar te tellen vanaf de initial case management conference en bepalen dat de uitspraak binnen een bepaalde maximale tijdsspanne (bv. drie maanden na de zitting) wordt geveld.
partijen opleggen om (i) vóór de zitting een chronologische “reading list” op te stellen met de belangrijkste documenten waar ze zich op baseren en (ii) op of na de zitting een beslissingsboom of roadmap op te stellen voor de uitspraak van het arbitraal college.
Het debat over deze aanbevelingen zal ongetwijfeld nog verdere gezet worden.
Bij verdere vragen bent u welkom bij de auteurs dezer of bij andere leden van de arbitragecel.
[1] Global Arbitration Review
[2] London Court of International Arbitration