De Wet op de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie op bouwwerven bestaat al sinds 27 december 2012 (B.S. 31 december 2012). Met deze wet werd een nieuwe afdeling 4 “Aanwezigheidsregistratiesysteem” ingevoerd in hoofdstuk V van de Welzijnswet. De regels werden nadien nog grondig hervormd door de recentere wet van 8 december 2013. Het was echter nog wachten op de nodige koninklijke besluiten om deze wetgeving in werking te doen treden. Dit is nu ondertussen gebeurd met twee koninklijke besluiten van 11 februari 2014, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 21 februari 2014. De verplichte aanwezigheidsregistratie gaat nu officieel van start op 1 april 2014. Registratieplicht De registratieverplichting geldt alleen voor tijdelijke of mobiele bouwplaatsen waar werken worden uitgevoerd waarvan het totale bedrag gelijk is aan of hoger is dan 800.000 EUR (excl. BTW). Het is de bouwdirectie belast met de uitvoering van de werken (m.a.w. de hoofdaannemer) die aan de (onder)aannemers waarop zij beroep doet, een elektronisch registratiesysteem ter beschikking moet stellen. Het systeem moet vervolgens gebruikt worden door de volledige keten van aannemers en onderaannemers. Zowel werknemers als zelfstandigen zullen zich moeten registreren. Het registratiesysteem Het registratiesysteem omvat volgens art. 31ter van de Welzijnswet: - een gegevensdatabank, beheerd door de overheid met het oog op het verzamelen van de gegevens; - een registratieapparaat waarin de gegevens geregistreerd kunnen worden; - een registratiemiddel dat elke natuurlijke persoon moet gebruiken om zijn identiteit te bewijzen bij de registratie. Het uitvoeringsKB van 11 februari 2014 bepaalt de specifieke, praktische kenmerken waaraan dit registratiesysteem moet voldoen. Zo moet de gegevensdatabank de veiligheid van de opgeslagen informatie verzekeren, onder meer door het naleven van de veiligheidsstandaarden zoals bepaald door de privacy-commissie en door het systeem “volgens de regels der kunst” op te zetten en te beheren. De geregistreerde gegevens kunnen worden getraceerd en hebben bewijskracht wanneer zij via het correcte registratieapparaat en met het correcte registratiemiddel werden geregistreerd. Het registratieapparaat moet aan de volgende eigenschappen voldoen: - de gegevens worden online doorgestuurd (bijvoorbeeld via geolokalisatie of mobiele telefonie); - de communicatie tussen het registratiesysteem en de gegevensdatabank gebeurt via een beveiligd toegangskanaal; - de registratie kan gebeuren via interactieve elektronische applicaties die de RSZ ter beschikking stelt; - het registratieapparaat moet garanderen dat de gegevens niet vervalst kunnen worden. Gegevens die tijdelijk in het apparaat kunnen worden opgeslagen, vormen geen bewijs van de correcte aanwezigheidsregistratie van een bepaald persoon. Wat betreft het registratiemiddel is bepaald dat dit de identificatie van de houder ervan mogelijk moet maken, evenals de identificatie van de arbeidsplaats. Hiervoor kan de elektronische identiteitskaart gebruikt worden of een andere door de RSZ aanvaard middel, zoals het Limosa ontvangstbewijs L1 voor buitenlanders. De registratiemiddelen moeten de identificatie van de houder ervan verzekeren en voldoende beveiligd zijn tegen vervalsing. Het bijhouden van de gegevens Het uitvoeringsKB voorziet dat de registratie onmiddellijk moet kunnen gebeuren op de arbeidsplaats of anticipatief wanneer het om een alternatieve registratiewijze gaat (cf. infra). De wetgever aanvaardt met andere woorden dat de registratie vooraf of vanop afstand kan gebeuren. Op het ogenblik dat een persoon de arbeidsplaats betreedt, moeten de registratiegegevens zijn overgezonden en, voor zover het apparaat dit mogelijk maakt, wordt hiervan een ontvangstbewijs afgeleverd. Vervolgens vindt een automatische controle plaats van de gegevens in de gegevensbank, zowel wat de vorm als de samenhang betreft, waarna de RSZ een ontvangstbewijs stuurt (voor zover het apparaat dit toelaat). De gegevens worden gedurende 7 jaar door de RSZ bewaard. Welke gegevens worden geregistreerd? Bij de aanwezigheidsregistratie moeten de volgende gegevens worden meegedeeld: - het rijksregisternummer of, voor buitenlandse werknemers of zelfstandigen, het nummer van het L1 Limosa ontvangstbewijs; - het ondernemingsnummer van de onderneming waarvoor de werknemer of de zelfstandige prestaties levert; - het identificatienummer van de werfmelding; - het tijdstip van de registratie. Wanneer de registratie op voorhand gebeurt, moeten de dagen van aanwezigheid worden meegedeeld. Uit deze “identificatiesleutels” vloeien concreet de volgende inlichtingen voort: - gegevens over de natuurlijke persoon: naam, voornamen, nationaliteit en geboortedatum; - gegevens over de arbeidsplaats: adres, geografische omschrijving van de bouwplaats of de coördinaten van de ligging via geolokalisatie; - de hoedanigheid waarin de persoon prestaties verricht: werknemer, zelfstandige, werkgever, vertegenwoordiger van de opdrachtgever, bouwdirectie uitvoering of ontwerp, projectcoördinator of coördinator uitvoering. - gegevens over de werkgever: ondernemingsnummer, naam, adres en rechtsvorm; - wanneer het om een zelfstandige gaat, de gegevens over de natuurlijke of rechtspersoon in wiens opdracht prestaties worden verricht: ondernemingsnummer, rijksregisternummer of KBO-nummer; - het tijdstip van de registratie. De alternatieve registratiewijze De aanwezigheidsregistratie kan gebeuren via een elektronisch registratiesysteem of via een “andere automatische registratiewijze”, voor zover dit apparaat dezelfde waarborgen biedt (art. 31ter Welzijnwet). Het uitvoeringsKB bepaalt de “gelijkwaardige minimumwaarborgen” waaraan een dergelijk alternatief systeem moet voldoen, zoals onder meer: - het alternatieve systeem moet gebruik maken van een door de RSZ ter beschikking gestelde “interface” die het mogelijk maakt om de aanwezigheden onmiddellijk of anticipatief te registreren; - de registratie moet gebeuren via apparaten extern aan de arbeidsplaats, mits die voldoen aan dezelfde functionele, technische en veiligheidsvereisten als het gewone registratiesysteem dat op de arbeidsplaats wordt gebruikt; - de registratie moet uitgevoerd worden via beveiligde applicaties die voorafgaandelijk geïdentificeerd werden door de RSZ of de FOD Informatie- en Communicatietechnologie; - anticipatieve registratie is mogelijk voor maximaal 31 kalenderdagen; - de anticipatief geregistreerde gegevens moeten correct zijn en ook hier wordt een ontvangstbewijs afgeleverd; - de gegevens voor een bepaalde persoon kunnen worden geannuleerd tot op het einde van de dag waarop ze betrekking hebben. Contractuele maatregelen Elke aannemer of onderaannemer die een beroep doet op een aannemer, moet deze contractueel wijzen op zijn verplichting om alle gegevens daadwerkelijk correct te registreren en door te sturen. Om deze verplichting te kunnen controleren, moet elke aannemer of onderaannemer die een beroep doet op een onderaannemer te allen tijde de gegevens van de op de betrokken arbeidsplaats geregistreerde personen kunnen raadplegen. De RSZ zal hiertoe een “raadplegingsapplicatie” ter beschikking stellen. De meldingsplichtige aannemer moet zich ervan vergewissen dat de opdrachtgever, de vertegenwoordiger van het openbaar bestuur bij een overheidsopdracht, de bouwdirectie ontwerp en uitvoering en de veiligheidscoördinator in het bezit zijn van een registratiemiddel dat compatibel is met het registratieapparaat op de arbeidsplaats. Zo niet moet hij deze bezorgen of contractueel bepalen dat hij de registratie zal uitvoeren van een alternatief registratiesysteem. Bovendien moeten de werknemers of onderaannemers contractueel geïnformeerd worden over de soorten registratiemiddelen die op de arbeidsplaats kunnen gebruikt worden. Sancties De sancties zoals reeds voorzien in de wet van 27 december 2012 zullen, in tegenstelling tot de andere bepalingen, pas op 1 oktober 2014 in werking treden. Zo zal elke persoon die zich aanbiedt op een tijdelijke of mobiele bouwplaats en zijn aanwezigheid niet onmiddellijk en dagelijks registreert gesanctioneerd kunnen worden met een sanctie van niveau 1 van het Sociaal Strafwetboek (een administratieve geldboete, incl. opdeciemen, van 60 tot 6.000 EUR). De bouwdirectie belast met de uitvoering, de aannemer of onderaannemer en de werkgever kunnen bij niet-naleving van de wettelijke bepalingen bestraft worden met een sanctie van niveau 3 van het Sociaal Strafwetboek (een strafboete, incl. opdeciemen, van 600 tot 6.000 EUR of een administratieve geldboete van 300 tot 3.000 EUR, te vermenigvuldigen met het aantal betrokken personen).