L'article 14.2 du règlement du CEPANI requiert que chaque arbitre proposé signe, avant sa confirmation ou sa nomination, une déclaration d'acceptation, de disponibilité et d'indépendance. Les arbitres doivent être extrêmement prudents à cet égard. Ils sont tenus de révéler toute circonstance qui est (ou pourrait être) de nature à soulever des doutes fondés sur leur indépendance ou leur impartialité. L'article 1386, §1 du Code jud. impose la même obligation. L'art. 1385, §2 Code jud. ne laisse pas la moindre place à l'accord des parties sur l'exigence d'indépendance et d'impartialité des arbitres. Elle ne peut être remise en cause.
Les informations fournies par l'arbitre sont transmises par le secrétariat du CEPANI aux parties, qui ont la possibilité de les commenter. Cela va de soi : chaque partie doit avoir la certitude que son dossier sera traité de manière indépendante et impartiale. Toute apparence contraire doit être fermement évitée.
Même pendant l'arbitrage, l'indépendance et l'impartialité des arbitres restent à tout moment une préoccupation majeure. L'article 14.3 du règlement du CEPANI prévoit que l'arbitre doit immédiatement communiquer par écrit au Secrétariat et aux parties tous les faits et circonstances survenus au cours de l'arbitrage et de même nature que ceux mentionnés à l'article 14.2. Il n'est pas surprenant que l'article 14.4 du Règlement du CEPANI stipule que les arbitres doivent accomplir leur mission « jusqu'à son terme », conformément au Règlement. Cette obligation est également reflétée dans l'article 1386, §1 Code jud., qui en souligne l'importance.
Une partie qui estime qu'un arbitre n'aurait pas dû accepter une mission ou que, en raison de faits ou de circonstances survenus au cours de l'arbitrage, il ne peut plus exercer ses fonctions d'arbitre, peut déposer une demande de récusation auprès du Secrétariat. La procédure est décrite à l'article 16 du règlement du CEPANI.
La demande de récusation doit impérativement être introduite en temps utile, c'est-à-dire dans un délai d'un mois à compter de la date de réception par cette partie de la notification de la nomination ou de la confirmation de l'arbitre, ou dans un délai d'un mois à compter du jour où cette partie a été informée des faits et circonstances sur lesquels elle fonde la demande de récusation, si ce jour est postérieur à la réception de la notification précitée. Une demande tardive est rejetée puisqu’irrecevable.
Bien entendu, l'arbitre concerné, les autres parties et les autres membres du tribunal arbitral peuvent présenter des observations sur la demande de récusation. Un délai de réponse est également prévu pour répondre à ces observations.
Il appartient ensuite au Comité de récusation de se prononcer sur la recevabilité et le bien-fondé de la demande de récusation. La décision du comité de contestation n'est pas susceptible d'être contestée. Sauf demande contraire dans la demande de récusation ou dans les observations écrites formulées, les motifs de la décision du comité de récusation ne sont pas communiqués.
Une sentence arbitrale rendue (partiellement) par un arbitre dont l'impartialité et l'indépendance ne sont pas établies peut être annulée par le tribunal de première instance conformément à l'art. 1717, §3, v) Code jud. Ceci réaffirme autant que nécessaire que l'impartialité et l'indépendance sont deux piliers fondamentaux du droit de l'arbitrage.