Depuis l’entrée en vigueur de la loi du 18 mai 2024 règlementant la recherche privée (« LRP »), les enquêtes internes menées au sein des entreprises sont désormais soumises à un cadre légal beaucoup plus structuré. Cette loi vise notamment à encadrer les enquêtes privées, protéger la vie privée des personnes concernées et garantir la fiabilité des preuves recueillies.
En pratique, une entreprise peut désormais mener une enquête de trois manières :
en faisant appel à un enquêteur privé externe disposant d’une autorisation ;
via un service interne de recherche privée agréé au sein de l’entreprise, c’est-à-dire un service organisé par une personne physique ou morale pour ses propres besoins afin d’exercer des activités de recherche privée de manière structurelle ou qui se fait connaître comme tel (par exemple une cellule fraude au sein d’une entreprise d’assurances)
en interne, par le service des ressources humaines dans le cadre d’une enquête d’incident à charge d’un employé.
Pour comprendre concrètement les implications de cette nouvelle réglementation, imaginons que vous êtes responsable des ressources humaines (RH), dans le secteur de la construction. Votre entreprise ne dispose pas d’un service interne agrée. Votre équipe est composée de vous-même et d’un collaborateur responsable de la paie. En tant que RH vous devez faire rapport à l’administrateur mais vous ne disposez pas d’un mandat pour faire des avertissements aux travailleurs ou procéder à des licenciements. Le 16 mars 2026, un ouvrier vous informe avoir vu un collègue voler du matériel appartenant à l’entreprise, sur un chantier. L’entreprise vous demande en tant que RH de mener une enquête sur incident, sans recourir à un enquêteur privé externe et de faire ensuite rapport à l’administrateur.
Dans ce type de situation, plusieurs règles issues de la LRP doivent être analysées.
Nous allons examiner cette problématique en 7 points.
1. La loi sur la recherche privée s’applique-t-elle ?
La première question à se poser est la suivante : l’enquête que vous menez relève-t-elle de la LRP ?
Selon l’article 3 de la LRP, il y a une enquête privée, lorsque les conditions suivantes sont cumulativement réunies :
1°l'activité est exercée par une personne physique ;
2°l'activité est exercée sur mission d'un mandant (par exemple un employeur) ;
3° dans le but de recueillir des informations sur des personnes ou des faits ;
4° l'activité vise à fournir les renseignements obtenus au mandant afin de préserver les intérêts de celui-ci dans le cadre d'un conflit effectif ou d'un conflit potentiel ou à rechercher des personnes disparues ou des biens perdus ou volés.
Par conséquent, tout membre du service du personnel ou cadre dirigeant qui mène une enquête sur des faits potentiels (fraude, vol, détournement de fonds, comportement inapproprié…) relève de la LRP et doit être qualifié d’enquêteur privé.
À moins que l'enquêteur privé ne fasse partie du service du personnel menant une enquête sur un incident, il devra par conséquent disposer au préalable d'une carte de légitimation délivrée par le Service public fédéral Intérieur.
Dans notre exemple : en tant que RH qui vous contentez d’appliquer la politique RH de l’entreprise, et dans le cadre d’une enquête sur un incident spécifique, vous ne devez pas disposer d’une autorisation ni d’une carte de légitimation. En revanche, vous devrez respecter toutes les autres exigences prévues dans la nouvelle loi dans le cadre de votre enquête (détaillées ci-après).
Point d’attention : les activités exercées dans le cadre d’obligations légales, telles que celles confiées au conseiller en prévention ou celles résultant de la législation relative aux lanceurs d’alerte, ne relèvent en principe pas de la loi sur la recherche privée. Il convient toutefois de rester prudent : si ces interventions dépassent le cadre strict des obligations légales qui les fondent, elles pourraient être qualifiées d’activités de recherche privée et tomber dès lors dans le champ d’application de la loi.
2. Devez-vous disposer d’un règlement interne ?
Lorsqu’une enquête porte sur un travailleur, la LRP impose que l’entreprise dispose d’un règlement interne encadrant les recherches privées.
Ce règlement doit notamment préciser :
dans quelles situations des enquêtes peuvent être menées,
quelles méthodes peuvent être utilisées,
quelles garanties existent pour les travailleurs.
En pratique, ce règlement peut prendre la forme d’une politique interne (Policy), d’une CCT d’entreprise ou être intégré au règlement de travail, pour autant qu’il soit formalisé par écrit et porté à la connaissance des travailleurs. Il est recommandé de recourir plutôt à une Policy et de la soumettre aux organes sociaux pour consultation, si vous en avez.
L’absence d’un tel règlement aura des conséquences importantes sur la validité de l’enquête à partir du 16 décembre 2026.
En effet, la loi prévoit que certaines preuves peuvent être écartées ou déclarées nulles par le juge lorsqu’une enquête concernant un travailleur est réalisée sans le règlement requis.
Une période transitoire a toutefois été prévue afin de permettre aux entreprises d’adapter leurs procédures internes. Les entreprises devront être pleinement en conformité au plus tard le 16 décembre 2026.
Dans notre exemple : dès lors que l’enquête se déroule en mars 2026, l’absence de règlement interne ne devrait pas entraîner de sanction, la période transitoire courant jusqu’au 16 décembre 2026. A partir du 16 décembre 2026, si ce règlement n'existe pas, aucune enquête relevant de la loi sur la recherche privée ne pourra être menée et les preuves éventuellement récoltées pourront être frappées de nullité.
3. Comment s’ouvre l’enquête ?
Une enquête commence toujours par un signal, tel qu'un signalement ou la constatation d'éventuelles irrégularités. L'employeur doit ensuite vérifier s'il existe un « intérêt légitime » à ouvrir une enquête et si celle-ci est nécessaire et proportionnée.
Il convient de définir clairement l'objet de l'enquête, les sources d'information qui seront consultées et la personne chargée de mener l'enquête.
Si l'enquêteur privé est un employé de l'employeur, celui-ci doit tenir un registre des missions, mentionnant le nom du donneur d'ordre (l’employeur), la description précise de la mission, la date à laquelle l'enquêteur privé est chargé de la mission et la date à laquelle celle-ci prend fin.
L’enquêteur privé doit établir ensuite un dossier d’enquête pour chaque mission, lequel contient toutes les pièces et tous les documents d’enquête, un aperçu chronologique de tous les actes de recherche, les méthodes et moyens utilisés, ainsi que la justification du choix de ces méthodes et moyens, les noms des enquêteurs privés, les notes qu’ils ont prises et les supports de données qui comportent des informations relatives à la recherche privée.
Dans notre exemple : le signal provient d’un ouvrier qui affirme avoir vu un collègue voler du matériel appartenant à l’entreprise. En tant que responsable RH, vous devez d’abord vérifier la crédibilité du signalement et définir l’objet de l’enquête, à savoir déterminer si un vol a effectivement été commis. Vous devrez ensuite documenter l’ouverture de l’enquête et les premières démarches effectuées, afin de pouvoir démontrer ultérieurement le déroulement de l’enquête.
4. Le RH peut-il mener des interviews ?
Dans le cadre d’une enquête relevant de la LRP, l’enquêteur peut mener des interviews afin de recueillir des informations utiles à l’enquête.
Un entretien ne peut toutefois avoir lieu qu’avec le consentement libre de la personne interrogée. Celle-ci peut donc refuser de participer à l’entretien ou y mettre fin à tout moment.
Avant l’interview, la personne interrogée doit être clairement informée :
de la raison de l’entretien et de l’utilisation de sa déclaration ;
du fait qu’elle n’est pas obligée de répondre aux questions ;
du fait qu’elle peut être assistée par une personne de son choix (celle-ci ne devant pas nécessairement être un représentant syndical) ;
de son droit de relire, corriger et recevoir une copie du rapport d’entretien.
À cette fin, il est recommandé d’utiliser un modèle écrit afin d’avoir la preuve que cette obligation d’information a été respectée.
L’enquêteur doit en outre s’abstenir de toute pression ou suggestion susceptible de porter atteinte à la liberté de la déclaration.
L'enregistrement des entretiens n'est autorisé qu'avec un consentement écrit préalable. Si aucun enregistrement n'est effectué, un rapport d’entretien détaillé doit être rédigé et soumis au travailleur pour signature.
Dans notre exemple, si le travailleur refuse de participer à l’interview ou de signer le rapport d’entretien, ce refus doit être consigné dans le dossier d’enquête. Vous pouvez néanmoins poursuivre l’enquête et l’employeur peut décider de sanctionner l’ouvrier sur la base d’autres éléments de preuve licites.
5. Comment clôturer l’enquête ?
L’enquêteur privé rassemble tous les éléments de l'enquête dans le dossier d'enquête (voir point 3).
Après la dernière opération d'enquête, l’enquêteur privé doit établir un rapport d'enquête écrit à l'intention du mandant dans un délai d'un mois. Il existe toutefois une exception si un compte-rendu oral a déjà été effectué, le rapport final doit alors être remis dans un délai de huit jours.
Il existe alors deux hypothèses :
soit le mandant (employeur) informe l’enquêteur privé qu’il ne prendra aucune mesure sur la base du rapport. Le mandant doit alors détruire le rapport, ou ;
soit le mandant informe l’enquêteur privé qu’il va prendre des mesures sur la base du rapport (lesquelles ne doivent pas être précisées à l’enquêteur privé) ). L'enquêteur privé est alors tenu d'informer les personnes dont les données à caractère personnel ont été traitées dans le rapport, de leurs droits dans le cadre du traitement de ces données à caractère personnel. L’employeur ne peut utiliser les informations qui lui ont été transmises tant que les personnes identifiables n’ont pas pu exercer leurs droits.
Dans certains cas, l’obligation d’informer les personnes concernées peut être suspendue avec l’accord du procureur du Roi lorsque cette information risquerait de compromettre une enquête pénale.
L'enquêteur privé conserve dans tous les cas l'intégralité de son dossier d'enquête pendant trois ans et prend également les mesures appropriées pour garantir un niveau de sécurité suffisant.
Dans notre exemple : puisque l’enquête interne est susceptible d’entrainer un licenciement pour motif grave, il convient d’être attentif au moment où la personne compétente pour licencier est informée des faits, en l’espèce, l’administrateur. En effet, un licenciement pour motif grave doit impérativement intervenir dans un délai de trois jours suivant la connaissance certaine du motif grave. En théorie donc, ce délai commence à courir à partir de la date où l’administrateur prend connaissance du rapport final. Toutefois, si les faits sont déjà communiqués auparavant (par exemple via un rapport intermédiaire ou une communication orale du RH), un tribunal pourrait considérer que le délai a commencé à courir plus tôt. Veuillez donc bien documenter le moment où l’employeur (la personne habilitée à licencier) a été mise au courant des faits justifiant le motif grave.
6. Devez-vous informer le parquet du vol ?
La LRP prévoit que l’enquêteur privé qui découvre des faits susceptibles de constituer un crime ou un délit doit en informer le procureur du Roi territorialement compétent immédiatement et par écrit. Bien que nous attendions un arrêté royal qui déterminera le contenu et les modalités du signalement, il est prudent de respecter cette disposition légale, qui est déjà entrée en vigueur.
Dans notre exemple : si l’enquête révèle des indices sérieux d’infraction pénale (comme un vol) sur base de faits qui sont clairs, vous devez informer le parquet.
Cela n’empêche toutefois pas l’employeur de prendre des mesures disciplinaires internes, telles qu’un licenciement pour motif grave.
7. Quels sont les risques et sanctions en cas de non-respect de ces obligations ?
Le non-respect de la LRP peut avoir des conséquences importantes.
Outre d’éventuelles amendes pénales, le juge peut notamment refuser la valeur probante des résultats de l’enquête ou considérer certaines informations comme nulles, notamment lorsque l’enquête est menée sans autorisation ou en violation des règles applicables.
En pratique, cela signifie qu’une enquête mal menée peut rendre impossible la preuve d’une faute grave.
Conclusion
La LRP a profondément modifié la manière dont les entreprises doivent mener leurs enquêtes internes.
Même lorsqu’il s’agit d’une simple enquête RH sur incident, il est essentiel de :
disposer d’un règlement interne adéquat pour le 16 décembre 2026 au plus tard,
structurer l’enquête,
documenter correctement les démarches entreprises,
prévoir une répartition claire des rôles entre l’enquêteur privé et l’employeur
À défaut, l’entreprise s’expose à un risque réel : l’invalidation des preuves recueillies lors de l’enquête.
N’hésitez pas à contacter notre cellule de droit du travail pour toute question relative à ces nouvelles obligations.